Dokumenten-Management-Systeme
- Dokumenten-Management-Systeme
Dokumẹnten-Management-Systeme,
Abkürzung
DMS, Wirtschaftsinformatik: Systeme zur elektronischen
Verwaltung von Dokumenten, mit deren Hilfe die
Archivierung und der Umlauf von Papierdokumenten beziehungsweise -akten reduziert werden soll. DMS eignen sich v. a. zur
Bearbeitung papierintensiver Vorgänge (z. B. die Schadensfallerledigung bei Versicherungen). Im Idealfall wird die eingehende Post direkt, z. B. über eine Faxanbindung, am
Bildschirm eines Sachbearbeiters angezeigt. Dieser recherchiert über Suchbegriffe im DMS nach der zugehörigen elektronischen Akte und lässt sich die einzelnen Dokumente der Akte am Bildschirm
anzeigen. Bei der Bearbeitung des Vorgangs kann auf zusätzliche Informationen aus anderen Programmsystemen (z. B. eine Vertragsklausel) zurückgegriffen werden. Anschließend wird das Antwortschreiben mithilfe eines Textverarbeitungsprogramms formuliert, zusammen mit dem Eingangsbrief in die elektronischen Akte eingefügt und die bearbeitete Akte mithilfe des DMS archiviert. Als elektronisches
Speichermedium kommen aufgrund der großen Datenmengen meist optischer Speicherplatten zum
Einsatz. Oft setzt man basierend auf DMS-Anwendungen
Workflow-Management-Systeme ein, um arbeitsteilige Prozesse durchgängig zu unterstützen.
Universal-Lexikon.
2012.
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